貸している不動産の敷金も分からない状態です

賃貸契約の解約における書類について

賃貸マンションを貸しているオーナーですが、管理会社の不動産会社から、退去の電話連絡のみで、書類は無いと言われています。借主と貸主の契約なので、退去時にもなにかしらの書類は、無いものでしょうか？敷金などもあやふやで、不安です。よろお願いします。

退去時の書面は必須ではありませんが・・・

宅地建物取引士の杉山が回答いたします。

管理会社が宅建業者で媒介業務をしているなら、賃貸契約書は書面で締結しているはずです。
賃貸契約書において、退去時の通知が書面と明記されていれば、借主は書面で退去通知をする必要がありますが、明記していないのなら、書面での通知は義務ではなくなり、電話の連絡でも問題ないと言えます。

従って、賃貸契約書を確認していただくことがまず先決です。

また、敷金についても賃貸借契約書に書くべき事項ですので、前述した通り書面を確認することをお勧めします。

万が一、書面がない場合ですが、宅地建物取引業法では、契約当事者に賃貸契約書を発行する義務がありますので、速やかに要求することが望ましいです。

話が少し戻りますが、退去時の手続きは、電話連絡で対応している不動産会社も多く存在します。
しかし、「言った言わない」というトラブルを防止するためや、業務記録をしっかり残すために、退去通知は書面ですることをお勧めします。

既存の賃貸契約書類に記載がなければ、借主の同意をもらった上で条件変更（借主は応じる義務はありませんので、貸主サイドからのお願いになります）をし、新規の契約を締結する際は、契約条文に明記することがよろしいかと存じます。